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Quando estamos planejando um evento, é preciso saber controlar o orçamento para que ele seja lucrativo no fim das contas. E isso pode ser um desafio, já que durante a organização do evento, muitos aspectos terão que ser negociados, fazendo com que esse planejamento exija cuidado e atenção redobrados. 

Mas, como planejar para que o orçamento para evento faça sentido com o que você está organizando? 

Neste post, vamos falar como manter um orçamento para eventos com responsabilidade, cuidado, e como você pode estar pronto para lidar com os desafios orçamentários de organizar um evento, mas sem abrir mão de contar com produtos, staff e serviços de qualidade. Confira!

Qual a importância de planejar o orçamento para evento?

Para o seu evento ser um grande sucesso, é preciso primeiro investir nele. Mas, isso não pode ser feito de qualquer forma. Um planejamento bem pensado e que leve em conta a lucratividade do evento, é importante para:

Evitar Surpresas Desagradáveis

Planejar ajuda a identificar potenciais problemas e encontrar soluções antes que eles ocorram, evitando surpresas desagradáveis durante o evento. Afinal, quando se fala de organizar um evento, existem muitos gastos que teremos que não foram previstos.

Controlar os Custos

Pode parecer prático contratar os serviços com os melhores fornecedores, sem fazer muita pesquisa, para agilizar o processo, mas isso pode trazer problemas na lucratividade. Um orçamento detalhado permite controlar os gastos e evitar desperdícios financeiros, garantindo que o evento seja realizado no orçamento estabelecido.

Garantir a Qualidade do Evento

Com um orçamento para evento cuidadoso do orçamento para evento, é possível garantir que todos os detalhes executados com qualidade e melhor custo-benefício, proporcionando uma experiência positiva para os participantes.

Maximizar os Recursos Disponíveis

Ao planejar e orçar o evento, é possível identificar maneiras de maximizar os recursos disponíveis, otimizando o uso do tempo, dinheiro e mão de obra.

Ou seja, o orçamento é uma das bases do planejamento de eventos, e resulta em um evento mais sustentável economicamente, buscando o que há de melhor no mercado. Mas, para isso, você precisa seguir alguns passos, explicadas a seguir.

Orçamento para evento: Passo a passo para planejar 

Planejar um orçamento para evento não é só economizar, envolve toda a organização do evento em si. 

• defina o Objetivo do Evento: determine claramente o objetivo do seu evento, seja ele uma conferência, seminário, festa corporativa, casamento, etc;
• estabeleça a Data e Local: escolha a data e o local do evento considerando o público-alvo, a disponibilidade de espaços e a logística necessária;
• identifique o Público-Alvo: entenda quem são os participantes esperados e suas necessidades, preferências e expectativas em relação ao evento;
• elabore um Cronograma: crie um cronograma detalhado que inclua todas as etapas do evento, desde o planejamento inicial até a execução e pós-evento;
• orçamento Detalhado: liste todos os custos envolvidos no evento, como aluguel do espaço, decoração, alimentação, equipe, marketing, entre outros;
• busque Fornecedores e Parceiros: pesquise e contrate fornecedores e parceiros confiáveis para a realização do evento, como empresas de catering, agências de marketing, empresas de locação de equipamentos, entre outros;
• comunicação e Marketing: desenvolva estratégias de comunicação e marketing para promover o evento e atrair participantes;
• coordenação de Equipes: organize e coordene equipes responsáveis por diferentes aspectos do evento, como produção, logística, atendimento ao cliente, entre outros;
• testes e Ensaios: realize testes e ensaios para garantir que tudo funcione perfeitamente no dia do evento;
• avaliação e Feedback: após o evento, faça uma avaliação para identificar pontos fortes e áreas de melhoria, e colete feedback dos participantes para futuras edições.

Como você viu, buscar parceiros é um dos passos importantes durante a organização de eventos, seja para patrocinadores ou fornecedores. 

Empresas que podem auxiliar no planejamento e orçamento de evento

Na hora de fazer orçamento para eventos, você precisa fazer cotações com empresas que serão as suas parceiras. Veja alguns exemplos:

• empresas de Eventos e Produção: serviços completos de organização e produção de eventos, incluindo planejamento, logística, decoração, entre outros;
• empresas de Catering: oferecem serviços de alimentação e bebidas, conforme o perfil do evento e do público;
• agências de Marketing e Comunicação: auxiliam na criação de estratégias de marketing e divulgação do evento - materiais promocionais, gestão de redes sociais, entre outros;
• empresas de Locação de Equipamentos: fornecem equipamentos e estruturas necessárias para o evento, como som, iluminação, móveis, tendas, entre outros.

Essas empresas oferecem os serviços necessários para o sucesso do seu evento. Claro que você deve escolher de acordo com o seu orçamento disponível e a necessidade do evento que está organizando, mas é importante buscar os melhores parceiros possíveis, já que as empresas especializadas trazem experiência e eficiência no processo de organização.

A INTI é sua parceira completa!

Como você viu, escolher os parceiros ideais é um passo fundamental para organizar e planejar um orçamento para evento. E que tal contar com uma empresa que oferece uma série de serviços.

A INTI é uma empresa especialista em organização de eventos, com serviços de ticketeira, staff, controle de acesso e fulfillment. Acesse nosso site e veja como podemos garantir o sucesso do seu evento!