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Montar um cronograma para eventos de sucesso é algo que demanda muito tempo, energia e recursos, por isso exige um planejamento apurado e organizado. 

São muitas variáveis, desde a escolha do local até o material do pós-evento. E, para organizar isso de forma otimizada, você precisa de um cronograma bem estruturado do evento.

Este artigo vai ser um guia prático para você identificar os pontos fundamentais na organização do seu evento, mostrar por onde você deve começar a montar seu cronograma, oferecer dicas valiosas e apresentar ferramentas que vão transformar a maneira como você planeja seus eventos. 

Vamos lá?

Quais os pontos fundamentais para se organizar em um evento?

Organizar um evento, independente do tamanho, precisa ter alguns pontos fundamentais definidos e planejados. De antemão, você precisa saber coisas como:

• qual é o público-alvo do evento?
• quais são os objetivos?
• qual o orçamento disponível?
• qual o conceito e o formato do evento? 
• quando e onde ele vai acontecer?
• o que você vai oferecer de diferenciais?

Com isso definido, você precisa pensar em outras questões relativas à contratação de fornecedores, definição de datas, reserva de local, logística de materiais e montagem da equipe. 

A comunicação e o marketing do evento também são essenciais: defina quando e como você vai divulgar o evento; estruture as campanhas de marketing e engajamento; o material gráfico que vai para a impressão e para o digital; pensar na comunicação dentro do evento; nos brindes e materiais para os parceiros e fornecedores; na busca e na relação com os patrocinadores.

Além disso, tem o dia D: o dia do evento. É preciso pensar em todos os detalhes, desde a chegada dos primeiros fornecedores até a saída do último participante do evento. 

E tem o pós-evento: coletar feedback, analisar resultados, agradecer aos participantes e parceiros, e fazer o balanço financeiro; ações importantes que fecham o ciclo e fornecem aprendizados para as próximas edições.

Por onde começar a fazer um cronograma de eventos?

Começar seu cronograma exige método e clareza na definição de tarefas. Separe-as pelas categorias que mencionamos acima e pense em uma lógica de pré-evento, durante o evento e o pós-evento. 

Com isso, construa uma lista com absolutamente todas as tarefas que você precisa executar, das maiores às menores. Você também pode quebrar as tarefas maiores em tarefas menores.

Agora, você vai decidir quais tarefas delegar para garantir que sua equipe e os colaboradores externos estejam cientes de suas responsabilidades. 

Depois disso, especifique detalhadamente e, de forma realista, os prazos para cada etapa e para cada tarefa. E, sempre que for possível, defina esses prazos com um tempo extra já estimado para eventuais atrasos ou imprevistos.

Também quanto ao tempo, vale uma dica de organização: pense nas tarefas de forma regressiva a partir da data do evento, ou seja, se o evento é daqui a seis meses, o que precisa estar pronto três meses antes? E um mês antes? E na semana anterior?

Outro ponto que ajuda muito nisso: identificar previamente tarefas que dependem da conclusão de uma outra tarefa. Por exemplo, você não pode enviar os convites (tarefa B) antes de ter o design aprovado (tarefa A). Isso ajuda a visualizar o fluxo do cronograma e definir tarefas prioritárias.

Não se esqueça de revisar e atualizar seu cronograma periodicamente em ciclos de entregas semanais, o que permite corrigir a rota e já definir as próximas tarefas da outra semana. Com isso, você e sua equipe estão sempre alinhados e não ficam parados.

Outra dica essencial é: tenha um plano B (ou C) para as atividades mais críticas. O que acontece se um fornecedor chave falhar? Antecipar problemas economiza muita dor de cabeça.

Apps e plataformas que podem ajudar você na organização

Planilhas até são úteis, mas o uso de plataformas e ferramentas digitais garantem:

• visualização de como o cronograma está evoluindo;
• colaboração em equipe;
• acompanhamento mais dinâmico e organizado dos prazos;
• envio de comunicação e lembretes sobre os prazos;
• centralização de informações importantes.

E nesse ponto, o mundo digital está cheio de soluções para facilitar a vida do produtor de eventos em todas as etapas, da venda de ingressos ao pós-evento:

1- Trello: ideal para organizar tarefas em quadros visuais (Kanban ("A Fazer", "Em Andamento" e "Concluído");

2- Google Workspace: o Google oferece um conjunto de ferramentas que ajuda demais na organização de materiais e documentos sobre o evento como contratos;

3- Monday.com: outra plataforma de organização que ajuda demais no controle dos fluxos de trabalho;

4- INTI: uma plataforma de gestão da venda de ingressos e de acesso ao evento, uma solução robusta e focada em otimizar a experiência do seu público.

Com a INTI, você tem um plataforma white label, com customização completa da página do seu evento; integração da venda do ingresso com o seu sistema de marketing e com o sistema de pagamento online da INTI; SAC 7 dias por semana para você e para o público comprador; entre muitos outros diferenciais para o dia do evento também como o Staff INTI.

A INTI já trabalhou com mais de 2,3 mil eventos de todos os tamanhos e em diversos setores. Em outras palavras, é a plataforma certa para transformar a sua produção. 

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