Organizar um evento é uma tarefa complexa que envolve uma série de etapas, tanto antes quanto durante e após a realização dele. Uma dessas etapas, e talvez a mais importante, é o planejamento de eventos.
Planejar um evento é fundamental, independentemente do segmento dele, da programação e do público. Seja um festival de música, um evento gastronômico ou uma série de peças teatrais, por exemplo, saber como planejar um evento é peça-chave para que ele saia como o planejado e supere as expectativas dos participantes.
Por isso, neste texto, vamos te ajudar a elaborar um planejamento de eventos em nove passos práticos. Continue a leitura, procure entender tudo com profundidade e, por fim, aplique nosso guia!
O planejamento de eventos é um processo de definição das estratégias relacionadas à produção de um evento. Isso envolve a organização e a coordenação prévia de todas as atividades necessárias para o sucesso dele.
Em outras palavras, planejar um evento vai desde definir os principais fatores relacionados a ele, como data e local, até a execução de tarefas como reserva do espaço, coordenação logística, gerenciamento de fornecedores e ações de divulgação.
A importância do planejamento de eventos pode parecer óbvia, afinal um evento diz respeito a um conjunto de fatores que devem ser bem-alinhados para garantir a satisfação do público. No entanto, alguns itens podem tornar mais clara a necessidade de planejar um evento:
Planejar um evento permite um maior entendimento e uma definição mais clara dos objetivos dele. Assim, é possível estabelecer metas a serem alcançadas com a realização do evento, como número de participantes, velocidade da venda de ingressos etc.
Um planejamento de eventos tem que ter como prioridade a experiência positiva dos participantes. Afinal, esse é um dos indicativos mais claros sobre o sucesso do evento. Portanto, ao fazer o planejamento, a experiência que você quer gerar no público deve ser levada em conta para a escolha do local, da data e das atrações, a definição da programação, a seleção do cardápio etc.
A princípio, pode parecer que quanto mais dinheiro investido, melhor será o evento. Mas isso não é verdade! Planejar um evento com cuidado ajuda a controlar os custos e a se manter dentro do orçamento pré-estabelecido, gerando, sem gastos desnecessários, uma boa experiência para o público. Lembre-se também de que o evento deve ser financeiramente viável, atingindo o ROI desejado.
Um evento é um “organismo” que envolve uma série de partes em todas as suas etapas, e o planejamento de eventos ajuda a manter uma comunicação clara com a equipe e os participantes em todas essas fases. Isso inclui o time técnico, os fornecedores, os patrocinadores, palestrantes e o próprio público, alinhando expectativas sobre a realização do evento.
Uma coisa é fato: mesmo sendo planejada, a realização de um evento pode encontrar imprevistos no meio do caminho. Afinal, nem tudo está 100% no controle da equipe responsável pela organização e gestão do evento. Assim, o planejamento é fundamental para a criação de planos A, B, C e quantos forem necessários em termos de locais, patrocinadores, atrações etc.
Ou seja, o planejamento é uma peça crucial na gestão de eventos, permitindo que você tenha não só um entendimento maior sobre o evento, mas também consiga se planejar para possíveis emergências e se conectar melhor com o seu público.
Agora, como planejar um evento? Continue a leitura!
Agora que falamos sobre a importância do planejamento de eventos, vamos mostrar nove passos que você deve seguir na hora de realizá-lo. Confira:
O primeiro passo de como planejar um evento é determinar o propósito dele. O objetivo pode ser a divulgação de um produto, uma feira para fechamento de negócios e até mesmo o faturamento da empresa organizadora.
Além disso, é importante estabelecer metas para atingir esse objetivo: público esperado, quantos negócios podem ser fechados, taxa de aprovação dos participantes etc. Mas, lembre-se: é importante que esses dados sejam mensuráveis!
O público-alvo é o grupo de consumidores com as características ideais para se tornarem clientes de uma empresa. Sendo assim, essas características devem ser prioridades no momento de desenvolver um novo produto ou serviço. E o mesmo acontece com os eventos!
Ao planejar um evento, é fundamental ter em mente quem é o seu público-alvo. Assim, você conseguirá adequar o cronograma e as ações do seu evento às expectativas desses participantes ideais.
O mercado de eventos movimenta mais de R$ 291 bilhões por ano no Brasil. Para isso, não há dúvidas de que são necessários grandes investimentos, não é mesmo? Isso inclui o aluguel do espaço, a contratação de fornecedores, o investimento em ações de marketing e muito mais! E ter todas essas informações muito claras é fundamental para não prejudicar o controle financeiro do evento.
Portanto, liste os principais custos que você terá, mantenha uma reserva de emergência e aloque os recursos de forma estratégica, conforme a necessidade.
Bônus: os patrocínios são excelentes estratégias para ajudar nesta etapa!
O cronograma do evento diz respeito a como ele será organizado e à ordem das ações que serão realizadas. Isso inclui:
Definir um cronograma para o seu evento vai otimizar o trabalho de toda a equipe, garantir que todos os prazos sejam cumpridos e evitar surpresas indesejadas no meio do caminho.
Depois de definir o público-alvo, o tema, o orçamento e a data do evento, é o momento de escolher o local! O planejamento de eventos deve considerar a capacidade, a localização e as facilidades do espaço escolhido, afinal a comodidade e a segurança do público devem ser prioridades.
Com isso, também será natural o desenvolvimento do cronograma de logística, o que inclui o transporte da equipe e até dos próprios participantes, as acomodações e os serviços de catering.
O evento terá comidas ou bebidas? Quantas pessoas trabalharão na segurança? Haverá materiais que serão entregues aos participantes, como brindes? Para tudo isso, são necessários fornecedores e equipes especializadas. Afinal, como falamos, planejar um evento é pensar em tudo, mas isso não quer dizer que você precise fazer sozinho!
Portanto, pesquise e selecione fornecedores e prestadores de serviço confiáveis e negocie os contratos levando em conta o seu orçamento.
Leve em conta tudo que o seu evento vai proporcionar e defina planos extras para todos os fatores. Veja um exemplo: um palestrante pode cancelar em cima da hora. Por isso, tenha “na manga” outros palestrantes com quem você poderá contar em caso de alguma emergência.
O mesmo pode ocorrer com um fornecedor, que pode apresentar algum conflito ou não entregar bebidas, alimentos ou kits de acordo com o combinado.
Planejar um evento inclui ter contatos extras para possíveis emergências que possam surgir, assim como conhecer bem as oportunidades da cidade ou região onde ele será realizado. Com isso, você tem acesso a fornecedores, acomodações e até atrações caso precise recorrer a um plano B.
Vender ingressos pode ser um desafio, mesmo com os participantes querendo comprar. Isso pode acontecer por uma série de motivos:
Uma forma de minimizar esses riscos é escolhendo a plataforma de venda de ingressos adequada, que ajuda tanto na venda e na distribuição dessas credenciais quanto no marketing do seu evento, afinal o momento da compra também interfere na experiência do participante.
Uma plataforma de ingressos white label, por exemplo, além de facilitar a distribuição e a compra desses ingressos, oferece ao participante uma experiência personalizada com a sua marca, garantindo maior confiabilidade e autoridade ao seu evento.
Portanto, é preciso procurar um sistema que ofereça segurança e praticidade, tanto para os participantes quanto para a organização do evento.
No planejamento de eventos, fala-se muito sobre a importância de se comunicar com o público. Nesse contexto está a divulgação, conjunto de ações essenciais que farão com que o evento seja, de fato, conhecido pelos futuros participantes. Afinal, de nada adianta seu evento ter uma ótima estrutura, um cronograma de altíssima qualidade e muitos ingressos disponíveis se essas informações não chegam ao seu público.
Hoje, existem muitas maneiras de fazer o marketing do seu evento: redes sociais, anúncios online, divulgação de panfletos, outdoors, parcerias com influenciadores etc. O importante é buscar os canais adequados, sempre levando em conta os interesses e os hábitos do seu público-alvo.
Ou seja, planejar um evento está intrinsecamente ligado à qualidade que esse evento oferecerá para o público. Com esses passos, você está no caminho certo para criar experiências memoráveis que atendam aos objetivos do seu evento e deixem uma impressão duradoura nos participantes.
Como você viu, um dos passos que listamos para o planejamento de eventos é a divulgação dele. Atrair o público é o caminho mais importante para o sucesso do evento, mas é preciso saber o que falar, como falar e onde falar, além de escolher as melhores ferramentas para essa atração.
Mas, calma! Você não precisa ser um profissional do marketing para fazer uma excelente divulgação para o seu evento. No nosso blog, temos um texto com sete dicas exclusivas de como divulgar o seu evento. Confira!
Opa! Texto exclusivo!