Se você trabalha com organização de eventos, sabe que essa é uma tarefa desafiadora. Afinal, há muitos fatores envolvidos no planejamento de um evento, sendo que alguns deles, muitas vezes, ficam fora do nosso controle. Porém, com muita organização e auxílio de ferramentas, tudo pode ficar muito mais simples!
Uma das maneiras de fazer isso é usando o checklist para eventos, uma etapa que pode parecer desnecessária, mas que ajuda muito a desenvolver um bom planejamento, cumprir prazos e otimizar as tarefas!
Por isso, neste texto, falaremos tudo sobre um checklist de eventos! Aqui, você vai entender para que ele serve, qual a importância dele e como desenvolvê-lo. Continue a leitura e faça dos seus eventos, sucessos ainda maiores!
Um checklist para organização de eventos é uma espécie de lista detalhada de tarefas, itens e aspectos que precisam ser considerados e executados durante as fases de planejamento e execução de um evento.
Imagine que você estabelece uma série de metas pessoais para serem realizadas durante a semana. Ao anotar tudo, você consegue controlar melhor a evolução delas, dando “check” nas tarefas à medida que vão sendo concluídas — daí o nome “checklist”, que pode ser traduzido como “lista de verificação”.
Sendo assim o checklist para eventos atua como um guia para oferecer mais clareza e organização às demandas que devem ser realizadas durante os processos de planejamento e execução .
Como falamos, o planejamento de eventos envolve uma série de tarefas que determinarão a qualidade do seu evento. Portanto, um checklist para eventos se torna fundamental nesse processo. Veja os principais motivos!
O checklist de eventos proporciona uma abordagem mais estruturada e organizada para o planejamento, além de facilitar o acompanhamento das tarefas concluídas e pendentes.
Não se engane: não é porque uma coisa é importante que ela não será esquecida! O checklist atua como uma ferramenta de prevenção, ajudando a evitar esquecimentos cruciais que podem impactar negativamente na qualidade do seu evento (sobre prazos, tarefas, reuniões etc.).
Como falamos acima, o checklist também pode ajudar muito na questão de gerenciamento de prazos. Isso porque para um evento acontecer, é preciso que várias coisas estejam “encaixadas” umas nas outras, e isso não é possível se os prazos não forem cumpridos. Isso inclui deadlines para contratações de staffs e fornecedores, datas para ações de divulgação, abertura e fechamento de venda de ingressos e muito mais!
Assim, um check list bem-elaborado contempla prazos específicos para cada tarefa, permitindo o gerenciamento eficaz do tempo durante a preparação do evento.
Toda a equipe de liderança da gestão de eventos deve ter acesso ao checklist. Isso facilita a comunicação e a sinergia entre todos os membros do time, garantindo que todos estejam na mesma página em relação aos requisitos e às expectativas.
Mas o que exatamente deve constar nesse checklist? Confira a seguir!
Para que o checklist seja bem-elaborado e atinja seus principais objetivos, ele deve conter:
Definição clara do propósito e das metas do evento. Isso envolve tanto o objetivo do evento em si quanto o atingimento de métricas pré-estabelecidas, como o número de participantes esperado.
O orçamento não só deve ser estabelecido no início da organização como deve ser monitorado e acompanhado durante todo o processo de planejamento e execução das tarefas.
As questões de localização e logística requerem atenção constante no checklist, antes e durante o evento, com destaque para pontos como: reserva do local, montagem, verificação da acessibilidade, coordenação de estacionamento e transporte etc.
Todo evento precisa de fornecedores. E, por se tratarem de empresas externas, é fundamental que exista um controle e acompanhamento bem detalhado em relação a isso.
O checklist, portanto, deve conter informações e atualizações sobre a contratação de fornecedores de catering, decoração, som, iluminação e todos os outros!
Assim como o evento precisa de fornecedores, os patrocinadores são igualmente importantes. O checklist para eventos deve oferecer informações sobre prospecção, reuniões e relacionamentos com possíveis parceiros, levando em conta o orçamento necessário, o público-alvo e o tipo do evento.
A principal função de um checklist é seguir o cronograma que a administração do evento estabelece. Muitas vezes, é preciso que ele tenha uma ordem específica, fazendo com que o checklist atue como um guia para as atividades planejadas.
Um evento precisa receber autorização de órgãos públicos, como prefeitura, Vigilância Sanitária e Corpo de Bombeiros. Esses itens, assim como os prazos e o acompanhamento dessas liberações, devem constar no checklist para eventos.
Divulgar um evento é fundamental para que o seu público-alvo tenha participação nele. Mas isso não pode ser feito de qualquer forma. É preciso seguir conceitos de marketing e, principalmente, prazos, que vão tornar essa divulgação mais efetiva.
Dentro de um evento, existem diversos sistemas que devem funcionar corretamente, especialmente com relação à compra de ingressos, ao envio de comunicados para os participantes e à entrada deles no evento. Isso tudo deve constar no checklist para que não haja problemas nas etapas do evento.
Em um evento, diversas equipes trabalham para que tudo aconteça da melhor maneira. Para assegurar isso, o checklist deve incluir as etapas de contratação, treinamento e designação de tarefas para o time.
Imprevistos podem acontecer em uma ou mais etapas do evento (antes, durante ou após). Por isso, é fundamental desenvolver um plano de contingência — e registrá-los no checklist! — para possíveis ocorrências.
Ou seja, o checklist deve ser um guia completo para lidar com os desafios de organizar um evento. Ele deve levar em conta o tipo de evento, o público, as medidas necessárias de segurança, a organização e as especificidades do espaço onde o evento será realizado.
Um checklist para eventos deve ser desenvolvido pela equipe de gestão, mas também pode contar com a participação de toda a equipe. Afinal, a experiência de todos os envolvidos colabora para uma organização mais completa e eficiente!
Como você viu, um dos itens citados no checklist para eventos diz respeito à conquista de patrocinadores. Esses patrocínios podem elevar o orçamento do seu evento e ainda trazer pontos positivos em termos de divulgação e confiabilidade.
E, apesar de ser desafiador, existem passos que você pode seguir para conquistar patrocinadores de forma mais eficiente! No nosso blog, você confere cinco dicas de como conseguir patrocínio para eventos.
