Mas, para isso, é preciso que essa organização seja feita com planejamento e atenção aos detalhes para garantir que tudo corra perfeitamente. Desde a escolha das bebidas até a precificação, cada etapa é crucial para o sucesso do evento. 

Neste texto, vamos te dar o passo a passo para organizar uma festa open bar com tranquilidade e tirar o melhor disso. Confira! 

Como organizar uma festa open bar?

Aqui no nosso blog, já falamos em algumas oportunidades sobre a organização de eventos, mas, quando falamos de open bar, existem alguns passos “extras”. Confira os pontos mais importantes sobre o planejamento de uma festa open bar:

Defina o objetivo da festa

O primeiro ponto é decidir o objetivo da festa que você está organizando: é uma festa de ocasião, como aniversário, casamento ou confraternização, ou é uma festa que existe por si só? Definir isso vai ajudar com os pontos a seguir.  Dentro disso, também vamos entender qual é o público que se espera para a festa. 

Escolha a data e o local

Levando em conta o objetivo e os convidados, escolha a data e o local para a festa. A data tem que ser conveniente para os convidados, e o local deve ter “a cara” do seu evento, como uma casa, salão de festas, espaço ao ar livre ou até mesmo um bar.

Determine o número de convidados ou presentes

Saber o número de convidados ou participantes de um evento é fundamental, ainda mais quando se fala de festa open bar, já que é necessário calcular a quantidade de bebidas e comidas necessárias.

Precificação

Com base nessas informações até aqui, defina o orçamento total para a sua festa. Determine quanto você está disposto a gastar no total e distribua entre bebidas, comidas, decoração divulgação, etc. Divida o orçamento total pelo número de convidados para obter uma média de custo por pessoa.

Nesse momento, busque patrocinadores e tente fazer parcerias com marcas de bebidas ou fornecedores locais para reduzir custos.

Escolha as bebidas e suas quantidades

Como estamos falando de uma festa open bar, esse é um dos pontos mais importantes. Busque ter uma boa variedade de bebidas:

Opções populares

Tenha opções populares que são queridinhas do público, como cerveja, vinho, espumante, vodka, gin, rum e tequila.

Drinks especiais

Considere a inclusão de alguns coquetéis especiais que combinem com o tema da festa.

Bebidas não alcoólicas

Não esqueça de incluir opções não alcoólicas, como refrigerantes, sucos, água e mocktails para os que não consomem álcool.

Em relação à quantidade de bebidas, faça uma estimativa de cerca de 5 a 6 drinks por pessoa para uma festa de 4 a 5 horas. Para o caso de cervejas e refris, 1 ou 2 latas por hora para cada pessoa. Ajuste essa quantidade conforme a duração do evento e o perfil dos convidados.

Além disso, contrate um barman profissional para preparar drinks mais elaborados e ajudar a controlar o consumo de bebidas.

Logística e Infraestrutura

Compre ou alugue os equipamentos e utensílios necessários para uma festa open bar, como copos, taças, baldes de gelo, coqueteleiras, e outros utensílios, além de móveis como mesas, cadeiras e balcão de bar.

Staff

A contratação do staff é um dos pontos mais importantes em relação a uma festa open bar, e essa equipe deve ser contratada com essa característica da festa em mente. Então, além do barman que já citamos, contrate garçons e seguranças, dependendo do tamanho do evento.

Comidas e petiscos

Festa open bar tem que ter comida, não é mesmo? Leve em conta o tipo de evento, para escolher se serão servidos petiscos que combinem com as bebidas, como finger foods, canapés, queijos e embutidos. Ou, para eventos maiores, um buffet com pratos quentes e frios pode ser uma boa opção.

Decoração e ambiente

Uma decoração e ambientação dão “a cara” para o seu evento, ainda mais se ele tiver um tema muito definido.  Use iluminação, arranjos de mesa e elementos decorativos.

Ainda dentro de ambientação, não se esqueça da música! Crie uma playlist animada que mantenha a energia da festa, ou, em caso de festas maiores, considere contratar um DJ ou uma banda ao vivo.

Permissões

A maioria dos eventos, especialmente em espaços públicos, precisa de licenças, permissões ou alvarás. Aliás, para saber tudo sobre alvará para eventos, leia nosso texto especial sobre o assunto.  

Segurança

Uma equipe profissional de seguranças é fundamental para qualquer evento, especialmente naqueles com mais chance de consumo de álcool. Aliás, incentive o consumo responsável de bebidas e opções de transporte seguro para os convidados.

Além disso, tenha um kit básico disponível para emergências e equipe para ajudar em atendimentos.

Organize sua festa open bar com a INTI!

Como você viu, organizar uma festa open bar exige alguns cuidados específicos. E para fazer essa gestão sem erros, o melhor é contar com uma empresa especialista, como a INTI. Nós oferecemos uma série de serviços para quem quer organizar um evento, como:

• plataforma de venda de ingressos personalizável e moderna;
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Veja também como podemos ajudar você a vender mais ingressos para o seu evento!

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