A gestão de eventos é uma atividade que demanda uma série de passos para ser realizada com precisão, resultando em um evento mais bem-sucedido e menos propenso a problemas. E é sobre isso que falaremos aqui!

Neste texto, vamos explicar tudo sobre como gerir um evento, oferecendo dicas valiosas e um passo a passo para você realizar um bom evento, desde as etapas de planejamento até depois da realização dele. Confira!

O que é a gestão de eventos?

A gestão de eventos é uma atividade multidisciplinar, ou seja, que envolve diversas áreas referentes à realização de um evento. Ela abrange, entre outros fatores importantes, o planejamento de data, hora e local, as estratégias de divulgação e o investimento em segurança. Por isso, essa gestão exige dos produtores habilidades estratégicas, organizacionais e de execução muito bem desenvolvidas.

Quando falamos em gerir um evento, podemos dividir esse processo em três fases principais: antes, durante e pós-evento. Cada uma dessas etapas possui demandas próprias e é igualmente importante para o desenvolvimento sustentável do evento, sem crises. Continue a leitura para entender mais!

Qual é a importância dela?

Realizar um evento é um grande feito e, independentemente da escala dele, não é uma tarefa simples! Por isso, a gestão de eventos é tão importante. 

Ao dividir os eventos em fases distintas e focar no necessário para que essas demandas se desenvolvam, você tem muito mais possibilidades de evitar erros, ter um "plano B" para tudo e garantir que as coisas saiam como o planejado.

Resumindo, a gestão de eventos oferece maiores chances de o seu evento:

• alcançar o público ideal;
• atingir metas de patrocínio e divulgação;
• criar redes de contato;
• ter um cronograma bem-feito do que deve ser realizado;
• ter uma equipe bem-orientada;
• ter melhor geração de receita;
• criar uma comunidade com os participantes;
• receber feedbacks importantes para eventos futuros.

Ou seja, gerir um evento de forma eficiente se mostra uma atividade fundamental para o sucesso. Agora, continue lendo para entender como fazer isso em 13 etapas simples e práticas!

Como fazer a gestão de eventos? 13 etapas

Agora, vamos entender as etapas mais importantes para uma gestão competente de eventos. Para facilitar, as dividimos em três fases importantes: pré, durante e pós-evento. Confira!

Pré-evento

É aqui que tudo começa. A ideia do evento nasceu! Então, é preciso planejar e começar a fazer esse motor girar. Saiba como fazer isso em seis etapas:

1 - Planejamento estratégico

Fase crucial para o sucesso de qualquer evento, a fase pré-evento é o momento de estabelecer objetivos claros e alinhados com a missão dele. Isso inclui:

• definição do público-alvo;
• escolha do local;
• definição de tema;
• criação de um cronograma de ações detalhado.

2 - Contratações e parcerias

Um evento só sai do papel com pessoas qualificadas trabalhando para isso. Portanto, nesta segunda etapa, esse será o foco, sempre levando em conta as circunstâncias definidas no passo anterior. Para isso, siga as orientações abaixo:

• faça uma seleção cuidadosa de fornecedores, palestrantes e parceiros;
• busque empresas especialistas que podem te ajudar com detalhes, como brindes, por exemplo;
• contrate staffs preparados para lidar com diferentes situações que podem ocorrer;
• estabeleça contratos e negociações claros durante os processos de contratação da equipe. 

3 – Busque patrocinadores

Os patrocinadores são fundamentais para a saúde financeira do evento. Buscar bons patrocínios pode fazer a diferença no escopo, na qualidade e nas possibilidades de ideias e oportunidades para o seu evento. Portanto:

• procure empresas que estejam alinhadas com o seu objetivo;
• analise valores e oportunidades que essas parcerias podem gerar;
• dê preferência a empresas que tenham conexão com o seu público-alvo.

4 – Estabeleça orçamentos

Um dos passos mais importantes no pré-evento diz respeito aos fundos que farão com que a realização dele seja possível. Para isso, siga estas orientações:

• trabalhe um orçamento razoável;
• procure oportunidades de expandir esse orçamento com patrocinadores e investidores;
• estabeleça bem os gastos individualmente (locações, contratações, serviços etc.)

5 – Invista em marketing

Este é o momento no qual se deve focar na divulgação do evento. Para isso:

• procure uma estratégia de marketing compatível com seus objetivos;
• invista em canais que vão atingir o seu público-alvo;
• entre em contato com agências de marketing para buscar a estratégia mais adequada.

6 – Siga o cronograma

Lembra que falamos lá no início sobre o cronograma? Após estabelecer um que faça sentido para os seus prazos, coloque-o em prática seguindo tudo à risca. Para isso, tenha em mente que adiamentos são a última opção, exceto em casos de emergências.

Durante o evento

Agora que você já sabe o que fazer na gestão de eventos na fase de planejamento, chegou o momento de colocar tudo em prática. Para isso, confira os passos mais importantes:

7 - Coordenação logística

Uma gestão logística eficiente é vital para a execução tranquila do evento. Isso inclui:

• coordenação de equipe;
• gestão de recursos (bebidas e kits que podem acabar, por exemplo);
• resolução rápida de problemas.

8 - Monitoramento total

O principal ponto aqui é que você entenda a importância de monitorar tudo o que for possível durante o evento! Para isso, preze a comunicação com todo o staff, mantendo contato com eles e informando-os sobre possíveis problemas e gargalos. 

9 – Realoque recursos e resolva problemas, se necessário

Claro que ninguém quer pensar que algo vai dar errado. Mas, especialmente em eventos com um número considerável de pessoas, é possível que algumas coisas não saiam como planejado. Para te ajudar nisso:

• tenha a sua equipe preparada para lidar com possíveis problemas;
• mantenha linhas de contato abertas para realocar pessoas e recursos entre as diferentes áreas do evento.

10 – Atenção redobrada à segurança e entrada de participantes

A estrutura de segurança deve ser uma das prioridades durante o evento. Para garantir que seja assim:

• mantenha contato constante com o staff de segurança;
• estabeleça sistemas nos quais todas as áreas do evento estejam sempre sob vigia;
• conte com um sistema avançado e seguro para a entrada de pessoas.

Pós-evento

Após o evento, é só relaxar, certo? Errado! Esta é a oportunidade de poder olhar para tudo sem a pressão do momento e analisar os pontos positivos e negativos — claro, criando ações para aprimorar eventos futuros.

11 – Colete feedbacks

Uma das melhores formas de conseguir analisar como foi seu evento é “conversando” com quem participou dele. Para isso, separamos estas orientações:

• envie pesquisas de satisfação para os participantes;
• mostre a importância do feedback de quem compareceu ao evento;
• faça perguntas relevantes durante a pesquisa;
• abra espaço para um diálogo real com seu público. 

12 – Faça uma análise dos resultados

O feedback dos participantes é muito importante, mas outro ponto que você não pode deixar de lado é a avaliação de métricas-chave que vão mostrar em números como foi o seu evento. Assim, busque entender dados de:

• participação do público;
• ROI (retorno sobre investimento);
• metas batidas;
• impactos gerados por anúncios;
• repercussão nas redes sociais e veículos de imprensa. 

13 – Avalie e melhore

Com os feedbacks e números em mãos, você e sua equipe podem fazer uma avaliação completa de tudo o que envolveu a realização do evento. Mas, não basta parar por aqui; é preciso entender realmente em que aspectos o seu evento brilhou e em quais ele ficou devendo, usando isso como base para o seu futuro.

Esses são alguns passos de gestão de eventos que vão te ajudar — e muito! — a planejar e executar o seu evento da melhor maneira possível! Mas, por onde começar? Continue!

Como divulgar um evento?

Como você viu neste artigo, após a idealização, definição de tema, escolha de local e data, o próximo passo da gestão de eventos é começar a divulgá-lo. Afinal, um evento sem público não é nada, não é mesmo?

A divulgação é um passo fundamental no processo de planejamento. Por isso, fizemos um texto completo sobre como divulgar um evento. Confira!

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